مدیریت زمان (شناسایی عوامل اتلاف وقت/ در جستجوی زمان‌خورهای زمان)
{مورد شماره ۲، همراه با فایل کامل pdf جهت دانلود}
مقدمه
آقـای جعفـری بعـد از پایان خـدمـت سـربـازی بـه عنـوان مـدیـر فـروش شركت رشد استخدام گردید. شركت مذكور به عنوان یك شركت وابسته به دولـت، تهیـه امكانـات رفـاهی برای كـاركنـان را بـه عهـده دارد و دربرگیرنده مجموعه‌ای از كارخانه‌ها و فروشگاه‌ها می‌باشد. شغل مدیریت فروش، اولین تجربه كاری جدی جعفری است. او به گونه‌ای رفتار میکند که گویا فوق‌العاده از شكست می‌هراسد و رسیدن به موفقیت برای او خیلی مهم است. در طی شش ماهی كـه از انتصاب او می‌گذرد نشان داده است كه تمایل دارد تمامی كارها بطور كامل انجام شود، به همین دلیل او در تمامی جزئیات دخالت می‌كند و گاه و بیگاه هم عصبانی می‌شود…
منشی
منشـی آقـای جعفـری خـانمی به نام اكبری است که کارشناس ادبیات دارد و مدتی است در دوره‌های ام‌بی‌ای درس می‌خواند. او حدود 10 سال سابقه كـاری دارد و معمولاً خصوصیـات و رفتار مدیـرانی را كـه برایشان كار می‌كند در دفتری خصوصی یادداشت می‌كند …
دوشنبه صبح
آقای جعفری معمولاً پیش از خانم اكبـری در محـل كـار حـضور می‌یابد، او امـروز هنگام ورود به دفتر متوجـه شـد كـه دفتر قهوه‌ای رنـگی روی میز كنار كامپیوتر خانم اكبـری قـرار دارد. او آن را برداشت و باز كرد، در ابتدای دفتر آمده بود: ” ارزیابی نامه مدیران “
در صفحه اول دفتـر فهرستی از اسامی مدیران قبلی آمده بود، نام جعفری به عنوان آخرین نفر در فهرست روبروی شماره صفحه 45 یادداشت شده بود. جعفری دفتر را به اتاقش برد و به سرعت صفحه 45 را بـاز كـرد، در اول صفحه بـا خط درشت پیش‌بینی شده بود: جعفری با تمام جدیتی كه دارد مدیری ناموفق خواهد بود.
سپس ادامـه داده شده بـود كه این پیش‌بینـی بـر اساس شیوه مدیریت زمـان او صورت مـی‌گیرد و تـوضیح داده شـده بـود كـه این تحلیل بر اساس مطالعاتی اسـت كه اخیراً پیرامون شیوه‌های استفاده مؤثر از زمان به عنوان یك مؤلفه بهره‌وری انجام داده است، در ادامه آمده بود:
جعفری فردی است كه بیش از حد لازم تقلا می‌كند و پیوستـه در محاصره مراجعینی است كه از قبل دیدار بـا آنهـا برنامه‌ریـزی نشده است، من كه منشی او هستم چنـدان در جـریـان ایـن ملاقات‌ها قرار نمی‌گیرم. او معمولاً توان نه گفتـن در برابـر خواسته‌های دیگران را ندارد. او كنترل نظام‌مند چندانی بر امور ندارد و سركشی را بـا نظارت علمـی متفـاوت نمـی‌بیند، گـاهی یكباره در دفتر پیدایش نمی‌شود و مسافـرت‌هـای شتـابـزده‌ای را بـه شهرستان‌هـا انجـام مـی‌دهـد. معلـوم نیست علـی‌رغـم اینكه فارغ‌التحصیل رشتـه مهندسـی صنـایع است چرا به برنامه‌ریزی اعتقاد عملی چندانـی نـدارد و معمولاً نـامنظم عمل مـیكند. یك‌روز كه آقای جعفری خیلـی خوشحال بـود خیلـی محترمانـه نكاتـی را در مورد نظم به او گفتم. خندید و گفت:« مگر نمی‌دانی كه این روزها در دانشگاه تئوری بی‌نظمی (Chaos) را تـدریس مـی‌كنند، سبك مدیریت من بر این اساس است،» عجیبه، واقعاً درس آشوب ایجاد کردن در سازمان می‌دهند؟…
یـادم هست در همان دو ماهه اول مدیریتش بـود كـه از او پـرسیـدم: «آقای جعفری چرا كـارها را بطور مؤثر به دیگران تفویض نمی‌كنید؟» او در جوابـم گفت: «برای این كـه كـاركنان كافـی نیستند و همین كاركنانی هـم كـه هستـند نـاتوان هستند.» ایـن جواب به نظر من منطقی نبود، ما كاركنان بیكار زیادی داریم كه باید توانمند شوند تا نقش‌های جدید را به عهده گیرند، استادمان می‌گفت: «باید مدیر ایجاد کارآفرینی سازمانی بکند.»
یادم هست در بحث مدیریت زمان، استـاد مـا چقدر بـر مدیریت جلسه و تأثیر آن در صرفه‌جویـی زمـان تأكید داشت و عدم مدیریت نامناسب جلسات را یكـی از عامل‌هـای اتلاف زمـان می‌دانست، او چه خوب شعر فردوسی را معنی می‌كرد:
نشستند و گفتند و برخاستند پـی مصلحت مجلس آراستند
بـه نظرم اكثر جلسات این مدیر من از همین نوع جلسات می‌باشد، چون هر بار كـه من بیچـاره بـاید این جلسات را برای صورتجلسه روی کاغذ پیاده كنم، كـلافه می‌شوم. در جلسه‌ها از هر دری سخن گفته می‌شود و در اواخر جلسه تازه آقایان یادشان می‌آید كه برای چه دور هم جمع شده‌اند. آقای جعفری عشق این را دارد كـه معمولاً نـامه‌ها را در كارتابل در دست اقدام قرار دهد و سرانجام پس از چند هفته بـه تعویق انداختن، نـامه بلند بالایی بنویسد كه فلان و بهمان بكنید، بررسی و گزارش كنید، خانم اكبری پیگیری كنید، فوراً اطلاع دهید. از همه اینها بدتر، گوش دردی است كه تازگی‌ها به دلیل تلفن‌های همین آدم به آن مبتلا شده‌ام، از صبـح تـا آخـر وقت بـایـد شمـاره این موبایل‌هایی را كه مدام اشغال هستند بـگیرم، یـك خط آیفونی مستقیم هم برای خودش وصل كرده و یكسره با این و آن خوش و بش می‌كند. چند بار به او گفته‌ام كه آقای جعفری اجازه بدهید تعدادی از این تلفن‌ها را از سرتان باز كنم، شما بـه یك اولویت‌بندی جدی در كارهایتان نیـاز دارید، اما هر بار با عصبانیت گفته: «نخیر خانم، مردم كار دارن، من یک مدیر مردمی هستم.» با این اوضاع و احوال به نظر نمـی‌رسد كه این آدم تو زندگی‌اش هم موفق باشه، این كه شد كارش، اون هم خانمش كه از دستش رفته خونه باباش…
آقای جعفری وقتی آخرین جمله را خواند، سرش را كه میان دست‌هایش گرفته بود بلند كرد، دید كه خانم اكبری كیف به دست درآستانه در ایستـاده است. خانم اكبری که متوجه شده بود دفترش نزد جعفری است، با دستپاچگی گفت: « آقای جعفری به خدا من قصد بدی نداشتم، مرا ببخشید…
آقای جعفری از جا بلند شد، دفتر قهوه‌ای را به سمت خانم اكبری دراز كرد و گفت: «خیلی کار جالبی کردید، نـه، نـه، شمـا كـار خیلـی خوبی كرده‌اید، شاید من بد كردم كه بدون اجازه دفتر شما را خواندم. همین چند روز پیش بـود كـه كتـابی بـا عنوان چگونه رئیس خود را اداره كنید دوستی به من هدیه کرده است، چند صفحه‌ای از آن را خواندم. همان ابتدای کتاب نوشته اجازه دهید از شما انتقاد شود، بله، درسته، منشی هر مدیری نقش مؤثری در موفقیت او دارد، كـاش زودتـر این را مـی‌فهمیدم، هرچند كه همیشه برای جبران گذشتهها دیر نیست، همه ما انسان‌ها متاسفانه بر خطاهای خود پا میفشاریم و بر تداوم آنها اصرار میكنیم، و از این مـیترسیم نكند اگـر دست از ایـن خطاها بـرداریم دیگران خیـال كنند آنچـه كه تاكنون انجام می‌شده همه خطا و اشتباه بوده است. چقدر جملـه جالبی از استـادتان نقل كرده بودید كه: «زمـان مثـل دریـاست تــا وقتـی كـه مـا مـاهـی‌هـا در دریا هستیم قدر آن را نمی‌فهمیم مگر بر ساحل زندگی بیافتیم.» راستی این شعرهای حافظ و مولوی را که اول دفتر آورده‌اید درشت تـایپ كنید تـا زیـر شیشه میـزم بگذارم…
قدر وقت ار نشناسد دل وكاری نكند بس خجالت كه از این حاصل اوقات بریم
(حافظ)
دشمنان او را ز غیـرت مـی درّنــد دوسـتان هـم روزگـارش مـی برنـد
(مولوی)
امروز باید یك نقطه آغاز در زندگی من باشد…
ادامه متن مورد ۲ را می‌توانید در فایل پیوست زیر مطالعه کنید:
:: فایل پیوست: دانلود متن کامل مورد ۲: مدیریت زمان در فرمت pdf
